Iskanje najboljših načinov za učinkovito opravljanje dela je staro skoraj toliko kot delo samo. Želja po večji produktivnosti je skozi zgodovino spodbujala prelomne inovacije in poganjala napredek – od izumov industrijske revolucije do začetkov svetovnega spleta in pametnih naprav. Z vsako novo tehnologijo in izumom pa prihajajo spet novi izzivi za organizacijo dela. Če iščete načine za spopadanje z izzivi modernega življenja in si želite obenem biti bolj produktivni, preizkusite naslednjih šest priznanih metod.
1. Eat The Frog (Pojejte žabo)
Izvira iz znanega citata Marka Twaina: "Če vsako jutro najprej poješ živo žabo, lahko preostanek dneva preživiš z zavedanjem, da je to najhujše, kar se ti bo zgodilo."
Kaj pomeni? Najprej opravimo najtežjo ali najpomembnejšo nalogo dneva, tisto, ki jo običajno najraje odlašamo.
Kdaj jo uporabiti? Metoda Eat the Frog je idealna za pomembne naloge, ki jih pogosto odlašate. Uporabite metodo Eat the Frog, kadar želite začeti dan učinkovito in produktivno, se izogniti odlašanju ter zmanjšati stres, ki ga prinašajo zahtevne naloge.
2. Pomodoro
Priljubljena tehnika upravljanja s časom, ki jo je razvil Francesco Cirillo v 1980-ih. Temelji na delitvi delovnega časa na krajše, intenzivne časovne intervale - "pomodore" (po italijanski besedi za paradižnik). Francesco je v času študija za merjenje časovnih intervalov uporabil kuhinjski časovnik v obliki paradižnika, od koder tudi ime.
Kaj pomeni? Izberite nalogo, nastavite časovnik na 25 minut in se osredotočeno lotite dela. Po vsakem 25-minutnem intervalu (pomodoru) sledi 5-minutni premor. Po štirih pomodorih si privoščite daljši, 15-30 minutni premor za obnovitev energije.
Kdaj jo uporabiti? Pomodoro tehnika je še posebej primerna za ljudi, ki se hitro utrudijo, imajo težave s koncentracijo ali preveč odlašajo.
3. GTD – Getting Things Done
Getting Things Done (GTD) je iznajdba Davida Allena, ameriškega svetovalca za produktivnost, ki jo je predstavil v svoji knjigi Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (2001). Je odgovor na nenehne obremenitve, hitrega tempa in zahteve modernega življenja.
Kaj pomeni? Obstaja inverzna povezava med stvarmi, ki jih ohranjamo v mislih, in dejanskim opravljanjem teh stvari. Več in pogosteje, ko imamo opravke in ideje v mislih, manj verjetno je, da jih bomo imeli kapaciteto tudi opraviti, zato jih raje prenesimo na eksterne vire (beležke, koledarje, opomnike).
Kdaj jo uporabiti? Glavni cilj GTD metode je odstraniti naloge in misli iz glavetako, da jih prenesete na zanesljive, fizične sisteme beleženja, kar omogoča boljši pregled in se lahko z več mentalne kapacitete osredotočite na opravljanje nalog.
4. Paretovo načelo (pravilo 80/20)
Izvor Paretovega načela, tudi pravila 80/20, je spoznanje italijanskega ekonomista Vilfreda Pareta iz poznega 19. stoletja, da je približno 80 % bogastva v Italiji v lasti 20 % prebivalstva. Na tem je osnoval načelo, da se veliko rezultatov v različnih sistemih pojavi zahvaljujoč relativno majhnem številu dejavnikov.
Kaj pomeni? Načelo, po katerem 20 % vloženega dela povzroči 80 % uspeha, zaradi česar je pomembna osredotočenost predvsem na najpomembnejših 20 % nalog.
Kdaj je uporabno? Paretovo načelo je uporabno pri optimizaciji truda in fokusa na ključne aktivnosti. V poslovanju pomaga prepoznati donosne stranke, v upravljanju časa pa omogoča, da se osredotočimo na naloge z največjim učinkom. Uporablja se pri izboljšanju produktivnosti, reševanju težav in osebnem razvoju.
5. Eisenhowerjeva matrika
Dwight D. Eisenhower, vojaški general in kasneje predsednik ZDA, je pogosto poudarjal razliko med nujnimi in pomembnimi nalogami. Ta miselnost je postala osnova za matriko, ki jo je z imenom Eisenhowerjeva matrika ali Matrika nujnosti razvila psihologija produktivnosti. Je orodje za upravljanje časa in prioritizacijo, ki temelji na razvrščanju nalog po nujnosti in pomembnosti.
Kaj pomeni? Vse nujno ni vedno tudi pomembno. Matrika naloge razvršča v štiri kvadrante:
- nujno in pomembno (opravi takoj),
- pomembno, a ne nujno (načrtuj),
- nujno, a nepomembno (delegiraj), ter
- ne nujno in nepomembno (odstrani).
Kdaj je uporabna? Eisenhowerjeva matrika je postala priljubljena zaradi svoje preprostosti in učinkovitosti, saj omogoča hitro oceno nalog in njihovih prednosti, kar pomaga preprečiti izgorelost in izboljšati produktivnost. Pomaga določiti prioritete in učinkovito upravljati čas.
6. Parkinsonov zakon
Izhaja iz eseja Cyrila Northcotea Parkinsona, britanskega zgodovinarja in pisatelja, ki ga je objavil leta 1955 v The Economist. Parkinson je zakon opazoval med delom v britanski javni upravi, kjer je opazil, da se naloge običajno zavlečejo do roka, ne glede na njihovo dejansko kompleksnost. Zato je zapisal, da se „delo lahko raztegne kot guma, da zapolni čas, ki je na voljo zanj.“
Kaj pomeni? Več časa, kot imamo na voljo za nalogo, več časa bomo zanjo porabili zaradi odlašanja, dodatnih podrobnosti in nepotrebnih korakov. Smiselno je postaviti stroge roke za naloge, da preprečimo izgubo časa in povečamo učinkovitost.
Kdaj je uporaben? Danes se zakon pogosto uporablja v upravljanju časa in produktivnosti, sploh v skupinskih projektih ali nalogah, kjer pomaga pri zmanjšanju odlašanja in spodbuja hitrejše dokončanje nalog z omejenimi časovnimi okviri.
